Assistenz der Werkleitung (m/w/d)

Wahrnehmung von Sekretariatstätigkeiten und koordinierenden Aufgaben für die Werkleitung

• Wahrnehmung aller Kommunikations- und Büroverwaltungsaufgaben im Sekretariat
• Koordinierende Aufgaben inklusive Terminkoordinierung und -überwachung
• Veranstaltungsplanung (Sitzungen, Besprechungen etc.) inklusive Vor- und Nachbereitung
• Mitwirkung bei der Verbesserung von bereichsübergreifenden Prozessen des Eigenbetriebes
• Koordinierende Mitwirkung bei der Zuarbeit Anträge aus der Stadtvertretung

Organisation, Begleitung, Nachbereitung der Sitzungen des Aufsichtsgremiums, Werkausschusses und Gremienarbeit

• Ansprechperson für die Mitglieder des Ausschusses
• Abstimmung des jährlichen Sitzungskalenders und der Sessionsvorlagen für die städtischen Gremien und öffentliche Bekanntmachungen mit dem Sitzungsdienst
• Entwurf und Fortschreibung der Einladung mit Zuordnung der Vorlagen zu den Tagesordnungspunkten, Erfassung der Tagesordnungspunkte, Vorbereitung zur Abstimmung der Tagesordnung in Dienstberatungen und mit Werkausschuss-Vorsitz, Überwachung der Informationen
• fristgerechter Versand der Einladung und selbständige Protokollführung
• Vorbereitung der Präsentationsunterlagen, einschließlich Sitzungsvorbereitung in Session
• Koordinieren der Berichte der Werkleitung, Abrechnung der Sitzungsgelder, einschließlich Vorbereitung zur Auszahlung und Erstellung der Bescheinigung über gezahlte Sitzungsgelder
• Berichte entsprechend der PCGC als Zuarbeit für den Wirtschaftsprüfer, Vorbereitung der Information des Werkausschusses SDS
• Mitwirkung bei der Erstellung von Vorlagen des SDS für die Stadtvertretung, Planung und Kontrolle des Gremiendurchlaufes

Wahrnehmung der bereichsübergreifenden Öffentlichkeitsarbeit für den Eigenbetrieb SDS

• Ansprechpartner/in und Koordinator/in von Veröffentlichungen und Öffentlichkeitsarbeit
• Aufarbeitung der Ergebnisse und Hinterlegung mit Bildern, Tabellen u. a. Darstellungen
• Unterbreitung von Vorschläge für eine wirksame Platzierung sowie Medienwahl
• inhaltliche und gestalterische Aktualisierung und Weiterentwicklung der Imagebroschüre u. –hefte, der Internetauftritte u. a.
• Wahrnehmung der Öffentlichkeitsarbeit, der Arbeit mit politischen Gremien, mit Ortsbeiräten, Bürgern, etc.
• Dokumentation der Presseberichterstattung des SDS, Pflege der Presseinformation auf der Internetseite

Rechnungsbearbeitung

• selbständige Kontierung und Vorprüfung von Eingangsrechnungen im x-Flow im Zuständigkeitsbereich der Werkleitung
• selbständige Kontierung und sachliche Prüfung der Eingangsrechnungen im x-Flow bereichsübergreifend für allgemeine Geschäftsvorgänge, Betriebsführungen etc.